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ビジネススキル

仕事・タスクの『重要度』や『緊急度』を適切に決める方法!

 

こんにちは!ブリコラブログ!です。

今回はビジネススキル編より、仕事やタスクの性質見極め・タスクの性質別に対応の優先順位を適切に決める方法をお伝えします。

時間を有効に使えるということは、みなさんの時間単価価値が上がる!ということになりますね。

 

  • いつも仕事の予定がひっきりなし・・・余裕を持って業務が進めれない!」
  • 新しいスキル身につけたり副業の時間をつくりたいけど、常に忙しい!

 

 

という方は多いのではないでしょうか??

今回の記事はこんな悩みを解決できるような参考となる考え方になればうれしいです!

どうぞ最後までご覧ください!

 

 

 

 

 

バケツに何から入れる!?順番を考える

早速ですが、クイズです!

あなたはバケツを持っています!その中に、『水』『岩』『砂』『石』できる限り多くの量を、

且つ、バケツがあふれないように入れてください!と言われたら??

 

  • “ どんな順番で ”
  • “ なぜその順番で ”

 

 

入れるように決めたか?を考えてみてください!

考えていただいた上で、記事の続きをご覧ください!

 

 

 

『重要度』と『緊急性』で入れる順番を決める=優先順位付け

「ブリコラブログ!」的な答えは・・・

最初に、『岩』 2番目に、『石』 3番目に、『砂』 最後に、『水』

 

という順番です。みなさまの順番はいかがでしたでしょうか??

なぜこの順番なのか?を続けて解説します!

 

『岩』『石』『砂』『水』『バケツ』が、何を表しているか!?

 

・縦軸を「仕事の重要度」。横軸を「仕事の対応時間・緊急度」で区切ってみました。

 すると、岩・石・砂・水は、以下の通りプロットされます!

 

 

 

『バケツ』は、「その人の、仕事をこなすキャパシティ」

 

 

なぜ『岩』から入れるの??

・バケツという仕事をこなすキャパシティに、『水』『砂』から入れるとどうなるでしょうか??

 

水ですので最初は普通にどんどん入ります。砂も入れれば入れるだけ、バケツの底に沈んでいきますね。

その状態で、あとから『岩』『石』を入れるとバケツに入っていた水があふれ出てしまいます

これって、いわゆる“キャパオーバー” の状態ということなのです!

 

 

重要で対応時間がかかる仕事『岩』の対応をする時間を自分の予定『バケツ』最初に入れてスペースを確保しておかないと、

あとからはたくさん入らないのです・・・絶対に。。。

 

メールの返信対応や対して重要でない事務処理を先に大量にこなしてしまって、何となくその日1日は仕事をした錯覚に陥る。

「ハッ!」と気づいたら、重要な商談準備やプレゼン・企画づくりに全く手が付けられていなかった・・・

という経験は、みなさんにも少なからずあるのではないでしょうか??

 

 

自分にとっての、『岩』『石』『砂』『水』は何か?を知る!

 

 

実際の仕事シーンで生じるタスクを、『岩』『石』『砂』『水』に当てはめてみました。

おおむね、みなさんのイメージにも合致するのではないでしょうか??

 

その日、または、1週間や1か月の予定に『❹対応時間がかからず、重要でもない』=『水』の仕事から『バケツ』に入れてはいけないのです!

むしろこの❹の領域は、「アシスタントに対応してもらう」や「システムで自動化」「RPA化」に該当するものです。

 

まずは、❶や❷の岩や石からバケツへ岩や石をバケツへ入れた際にできる隙間に、❸や❹の砂や水を入れるのです

これらは、あとからでも隙間時間に入れることができます!

予定はこのように組んでいくべきと、ブリコラ!的には思うのです!

 

まとめ

  • 仕事を効率よくこなし時間を創出するには、仕事を『重要度』『対応時間』で区切る。
  • 『岩』『石』『砂』『水』+『バケツ』を例に、まずは『岩』『石』から入れる。
  • 自分にとっての『岩』や『石』は何か?を意識する。『水』の仕事は、アウトソースやRPAなどで自動化へ

 

 

 

いかがでしたでしょうか??

これから人生100年時代。パラレルキャリアを歩む私たちにとって、本業を効率よくこなして

副業やその他のスキルアップに充てるための時間の創出は、非常に重要なこととなります!

 

そのためにも、時間を上手く調整し・使える技術をトコトン磨いていきましょう!

 

みなさまにとっての「ブリコラ!」になれば幸いです!

最後までご覧いただき、ありがとうございました!

 

 

 

  • この記事を書いた人

ブリコラブログ!

・東京都在住 大阪府出身 ・趣味 :ゴルフ/史跡めぐり/ドライブ ・好きなもの :お寿司 ・年収400万のときに、持ち株会で3,500万の資産をつくる ・その経験から❶資産づくり❷ビジネススキルを軸に 「何に役立つかわからないけど、何かある気がする!」が コンセプト「ブリコラブログ!」を運営

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