何に役立つかわからないけど、何かある気がする!

仕事・タスクの『重要度』や『緊急度』を適切に決める方法!

 

こんにちは!ブリコラブログ!です。

今回はビジネススキル編より、

  • 仕事やタスクの性質見極め
  • タスクの性質別に対応の優先順位を適切に決める方法

をお伝えします。

時間を有効に使えるということは、みなさんの時間単価価値が上がる!

 

  • いつも仕事の予定がひっきりなし・・・余裕を持って業務が進めれない!」
  • 新しいスキル身につけたり副業の時間をつくりたいけど、常に忙しい!

 

という方は多いのではないでしょうか??

今回の記事はこんな悩みを解決する参考になればうれしいです!

どうぞ最後までご覧ください!

 

 

 

 

 

バケツに何から入れる!?順番を考える

 

早速ですが、クイズです!

あなたはバケツを持っています!

その中に、『水』『岩』『砂』『石』できる限り多くの量を、

且つ、バケツがあふれないように入れてください!と言われたら??

 

  • “ どんな順番で ”
  • “ なぜその順番で ”

 

入れるように決めたか?を考えてみてください!

考えていただいた上で、記事の続きをご覧ください!

 

 

 

『重要度』と『緊急性』で入れる順番を決める=優先順位付け

「ブリコラブログ!」的な答えは・・・

最初に、『岩』 2番目に、『石』 3番目に、『砂』 最後に、『水』

 

という順番です。みなさまの順番はいかがでしたでしょうか??

なぜこの順番なのか?を続けて解説します!

 

『岩』『石』『砂』『水』『バケツ』が、何を表しているか!?

 

  • 縦軸を「仕事の重要度」。横軸を「仕事の対応時間・緊急度」

で区切ってみました。

すると、岩・石・砂・水は、以下の通りプロットされます!

 

 

 

『バケツ』は、「その人の、仕事をこなすキャパシティ」

 

 

なぜ『岩』から入れるの??

  • バケツ=仕事をこなすキャパシティに、『水』『砂』から入れるとどうなる??

 

 

水ですので最初は普通にどんどん入ります。

砂も入れれば入れるだけ、バケツの底に沈んでいきますね。

 

その状態であとから『岩』『石』を入れると、

バケツに入っていた水があふれ出てしまいます。

これって、“キャパオーバー” の状態なのです!

 

 

重要で対応時間がかかる仕事『岩』の対応をする時間を

自分の予定『バケツ』最初に入れてスペースを確保しておかないと、

あとからはたくさん入らないのです・・・絶対に。。。

 

メールの返信対応や対して重要でない事務処理を先に大量にこなして

何となくその日1日は仕事をした錯覚に陥る。

「ハッ!」と気づいたら、重要な商談準備やプレゼン・企画づくりに

全く手が付けられていなかった・・・

 

そんな経験は、みなさんにも少なからずあるのではないでしょうか??

 

 

自分にとっての、『岩』『石』『砂』『水』は何か?を知る!

 

 

実際の仕事シーンで生じるタスクを、『岩』『石』『砂』『水』に当てはめました。

おおむね、みなさんのイメージにも合致するのではないでしょうか??

 

その日、または、1週間や1か月の予定に

『❹対応時間がかからず、重要でもない』=『水』の仕事から

『バケツ』に入れてはいけないのです!

 

むしろこの❹の領域は、「アシスタントに対応してもらう」や

「システムで自動化」「RPA化」に該当するものです。

 

まずは、❶や❷の岩や石からバケツへ

岩や石をバケツへ入れた際にできる隙間に、❸や❹の砂や水を入れるのです

 

これらはあとからでも“スキマ時間”に入れることができます!

予定はこのように組んでいくべきと、ブリコラ!的には思うのです!

 

まとめ

 

  • 仕事を効率化し時間を創出するには、『重要度』『対応時間』で区切る。
  • 『岩』『石』『砂』『水』+『バケツ』を例に、『岩』『石』から入れる。
  • 『水』の仕事は、アウトソースやRPAなどで自動化へ

 

いかがでしたでしょうか??

これから人生100年時代。パラレルキャリアを歩む私たちにとって、

本業を効率よくこなして副業やその他のスキルアップに充てる。

 

そんな時間の創出は、非常に重要な要素なのです!

 

時間を上手く調整し・使える技術をトコトン磨いていきましょう!

 

みなさまにとっての「ブリコラ!」になれば幸いです!

最後までご覧いただき、ありがとうございました!

 

 

 

  • B!